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Cómo hacer un inventario y no morir en el intento

viernes, 05 de agosto de 2016

Publicado por: Administración | Categorias: Contabilidad y Finanzas, Negocios, Startup


A la hora de realizar un inventario de una empresa conviene, principalmente, ser una persona ordenada y sistemática para no llegar a la desesperación pero es una cualidad que no todo el mundo tiene.

La persona encargada de la gestión de inventario debería tener también cierta pasión por el orden y por la función desempeñada. Pero hoy en día, pocas son las personas que se dediquen exclusivamente a realizar un inventario de almacén y las empresas recurren a empleados para tal fin.

Realizar inventarios en una empresa es una tarea fundamental para contabilizar la cantidad total de bienes que tiene una empresa. Es un sistema de control que debe ser lo más preciso posible para que nos permita evaluar si cuadran los números finales, el stock y los productos que han entrado y están en el almacén.

 

Cómo hacer un inventario

Es básico que toda empresa tenga en su almacén, una persona encargada de la entrada y salida de mercancía para que lleve un control óptimo de los productos.

Así que vamos a enumerar que se necesita para realizar un buen inventario de un almacén, por ejemplo. Aunque es válido para todo tipo de empresas:

  1. Codificación: los productos deben estar codificados por categorías para mejorar la clasificación de los mismos, para que exista un control y para verificar con precisión que ha entrado y salido del almacén.
  2. Base de datos: tener una base de datos de todos tus productos ayuda a la hora de realizar un inventario, ya que optimiza el proceso de contabilización.
  3. Espacio y tiempo: se recomienda dedicarle un día entero para tal fin y disponer de un espacio óptimo para la realización del trabajo. La comodidad y el bienestar de la persona que realiza el inventario es muy importante para que se haga correctamente. Normalmente se suele hacer en el propio almacén.
  4. Inventario periódico: si esta tarea se realiza varias veces al año, en función del volumen de ventas que se tenga y la cantidad de producto con el que se trabaje, el recuento será cada vez más sencillo de realizar.
  5. Revisión: es fundamental revisar el trabajo realizado para que no haya errores finales.
  6. Programa de inventario: no todas las empresas disponen de un software para tal fin, pero es realmente recomendable ya que agiliza enormemente el recuento de las existencias del almacén. Si no se dispone económicamente de un programa de gestión de inventarios puede realizar un control de inventarios en Excel.

 

 

Beneficios de realizar una gestión de almacenes e inventarios

  • Caducidad: gracias a un inventario se conocen los productos caducados o los que están a punto de caducar. De esta manera se precisa si el artículo es útil o es una pérdida para la empresa.
  • Rotura: ocurre lo mismo que con la caducidad. Si no está en condiciones de ser vendido, revierte negativamente en la empresa siendo un bien inútil.
  • Stock: al conocer el stock, ayuda a poder saber con qué productos disponemos para la venta del mismo y así no perder clientes.

 

Gracias a un buen inventario, se pueden realizar promociones y liquidaciones por si se aproximan a su fecha de caducidad. 

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